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Quick Tip: Text-Expansion mit Keyboard Maestro

Keyboard Maestro ist das Schweizer Taschenmesser unter den Automatisierungssoftwares. Das für MacOS verfügbare Programm verbindet Automatisierung für Einsteiger mit mächtigen Tools für komplexe Workflows. Es kann vom einfach gehaltenen no- bzw. low-code Tool bis zum mächtigen Brückenbauer, welches verschiedene (Shell)-Skripte mit Javascript und/oder Applescript-Automatisierungen verbindet, heranwachsen. In diesem Tutorial soll es um einfach gehaltene Textautomatisierung gehen, die beispielsweise auch mit Stand-Alone-Tools wie Textexpander erreicht werden können.

Vorteile der Text-Expansion via Keyboard Maestro

Der Vorteil in der Nutzung von Keyboard Maestro: Die Möglichkeiten in diesem Zusammenhang sind nahezu endlos.

Grundlagen

Grundsätzlich funktioniert Text-Expansion nach dem typischen Automatisierungssystem: Ein Trigger zieht eine oder mehrere Aktionen nach sich. Ein einfaches Beispiel wäre, dass Sie “ue” mit “ü” automatisch ersetzen. Hiervor sei jedoch gewarnt, da dann beispielsweise das Wort “neue” zu “neü” ersetzt würde. Daher empfiehlt es sich, im Rahmen automatischer Ersetzungen ein Sonderzeichen voranzustellen – beispielsweise ein “;”. So wird aus dem Trigger “;vollmacht” der Text-String: “Entsprechende, auf den Unterfertigenden lautende Vollmacht wird anwaltlich versichert.” In Keyboard Maestro sieht dies wie folgt aus:

Unter (1) sehen Sie den Trigger, also die Aktion, die das Macro auslöst. Hier ist dies der getippte String “;vollmacht”, welcher anschließend automatisch gelöscht wird. Darunter folgt die Aktion (2), hier das Einfügen des obigen Textes. So sieht dies praktisch aus:

Zufälliger Ausgabetext

Zudem kann der Ausgabetext zufällig ausgegeben werden. Dies ist hilfreich, wenn wiederholt derselbe Inhalt zum Ausdruck gebracht, jedoch unterschiedliche Formulierungen genutzt werden sollen. Stellen wir uns den Text einer E-Mail vor, welcher eine Kollegin über das Fertigstellen eines Entwurfs informiert und durch das Tippen von “;entwurffertig” ausgelöst wird:

Und “live”:

Zur Erläuterung:

Zunächst wird der Trigger definiert (1). Im Anschluss wird eine zufällige Zahl zwischen 1 und 3 bestimmt, was durch RAND(1,3), eine in Keyboard Maestro eingebaute Funktion, zum Ausdruck kommt. Das Ergebnis dieser Funktion, also beispielsweise “2”, wird anschließend der Variablen “textVariante” zugewiesen (2). Abhängig vom Wert der Variablen “textVariante” wird nun ein beliebiger Text eingefügt (3). Dieser lässt sich in Länge und Variation natürlich beliebig kombinieren und könnte ebenso an sich erneut zufällig ausgewählte Elemente beinhalten oder die Nutzerin nach weiteren Informationen fragen.

Text-Expansion mit Nutzereingabe

Sie können ebenso den einzufügenden Text zur Auswahl stellen, sodass die Nutzerin die gewünschte Variante auswählen kann. Beispielhaft sei dies an der Klausel zu Rückfragen, deren exakte Formulierung ausgewählt werden kann, verdeutlicht:

Das Macro wird durch das Tippen von “;rückfragen” ausgelöst, wodurch ein Dialog erscheint (1). Die Optionen dieses Dialogs sehen Sie unter (2); sie sind jeweils mit einem “|” zu trennen. Ergebnis von (2) ist, dass die Variable mit dem Namen “Rückfragenklausel” den auswählten Wert, also “Gerne”, “Selbstverständlich” oder “Telefonisch” enthält. Hiervon hängt in Schritt (3) nunmehr ab, welche exakte Formulierung eingefügt wird.

So sieht’s in der Praxis aus:

Weitere Ideen und Ausblick

Sehr beliebt ist das Ersetzen kurzer Texte durch Emojis, beispielsweise könnte “;thumbs” zu “👍” werden. Dies lockert nicht nur potentiell unsere digitale Kommunikation auf, sondern spart auch lästiges Suchen auf (Hilfs-)Tastaturen.

Ein weiterer Einsatzzweck ist neben Grußformeln und Ansprachen die automatische Korrektur häufiger Rechtschreibfehler. Keyboard Maestro erhält in diesem Fall einen Trigger durch das falsch geschriebene Wort, etwa “gecshriebene” und ersetzt es durch die korrekte Schreibweise (“geschriebene”). Dies ist ebenso für die korrekte Schreibweise häufig genutzter Gesetze hilfreich (“Stpo” = “StPO”) und kann ebenso mit der Angabe von §§ kombiniert werden, sodass beispielsweise “§ 242 Abs. 3 StGB” einen Fehler auswerfen würde. Dazu in einem späteren Blogpost mehr.

3 Comments

  1. Sehr spannend und absolut praxisrelevant – Danke für diesen Einblick!
    Eine Nachfrage hätte ich allerdings: Wenn ich es recht verstehe, gibt es das Tool nur für den Mac; was würden Sie denn für Windows empfehlen?

    • Liebe Johanna, danke für Deinen Input! Ein identisches Tool scheint es – soweit wir wissen – für Windows nicht zu geben, aber die Text Expansion kann mit Tools wie TextExpander oder Phraseexpress erreicht werden, und Tools wie ActiveWords können das System in gewissen Umfang steuern. Wir haben vor, zu diesen Themen Beiträge zu schreiben – denn viele Kolleg*innen arbeiten ja auf Windows-Systemen.

      Falls Dir erstmal eine „kleine Lösung“ ausreicht – schau Dir einmal die Autokorrektur in den Microsoft-Produkten an. In Word und Outlook kannst Du kurze Texte in längere „expandieren“ (Beispiel: in meinen Mails an Mandanten nutze ich für Anrede und Schlussformeln, aber auch für oft benutzte Phrasen oder Telefonnummern Kürzel wie „ttel“, „tmob“, „sgh“/„sgf“ etc. – das lässt sich dann auch zB systemübergreifend umsetzen (geht auch am iphone, z.B.). Auch dazu wird es einen Beitrag geben. Also – stay tuned! 🙂

      • Vielen Dank für diese prompte Antwort!
        Dann werde ich mir mal die (bislang von mir gänzlich vernachlässigte) Autokorrektur genauer anschauen – und freue mich auf die weiteren Beiträge auf dem Blog!

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