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Probleme beim Hochladen von Dateien ins beA?: Wie benenne ich viele Dateien gleichzeitig um?

… oder: Automatisierung bei der Herstellung beA-konformer Dateinamen

Aus verschiedenen Gründen kann die Notwendigkeit aufkommen, mehrere Dateien in einheitlicher Weise oder nach einem bestimmten Muster umzubenennen. Den aktuellen Anlass für diesen Beitrag bildet die Tatsache, dass das beA seit dem 22. April 2021 bei anzuhängenden Dateien keine Leerzeichen im Dateinamen mehr duldet. Wie im beA-Sondernewsletter 1/2021 vom 20. April 2021 erläutert, dürfen die Dateinamen anzuhängender Dateien nur noch aus den Buchstaben des deutschen Alphabetes (inklusive der Umlaute Ä, ä, Ö, ö, Ü, ü und ß), Ziffern, dem Unterstrich (_) und dem Minuszeichen (-) bestehen. Ein Punkt (.) darf nur zur Abtrennung der Dateinamensendung verwendet werden. Diese Regeln bedeuten insbesondere, dass Dateien, die per beA verschickt werden sollen, keine Leerzeichen im Dateinamen enthalten dürfen.

Der Grund für diese Einschränkungen bei den Dateinamen soll darin liegen, dass die bei den Gerichten zur elektronischen Aktenverwaltung eingesetzten Programme teilweise mit anderen Zeichen in Dateinamen (insbesondere Leerzeichen) nicht umgehen können. Dies ist in der heutigen Zeit zwar misslich, aber von den beA-Nutzer*innen hinzunehmen. Seit dem 22. April 2021 lehnt die beA-Webanwendung das Hochladen von Dateien mit unerlaubten Zeichen im Dateinamen mit einer Fehlermeldung ab:

Bedauerlicherweise werden in dieser Fehlermeldung nur die allgemeinen Regeln genannt und es wird nicht auf das oder die konkret unzulässige(n) Zeichen hingewiesen. Erkennt man, was man „falsch“ gemacht hat, so gilt es, die Dateinamen entsprechend anzupassen. Im vorliegenden Beispiel sind die Leerzeichen in den Dateinamen das Problem. Es müssten hier also in zwölf PDF-Dateien die Leerzeichen entfernt und sinnigerweise durch Unterstriche (_) ersetzt werden. Freilich kann man das von Hand machen, was aber eine ganze Weile dauert. Aber stellen moderne Betriebssysteme nicht auch eine einfache Möglichkeit bereit, mit Bordmitteln (und ohne die Programmierung eines Skripts dafür) in mehreren Dateinamen automatisiert die Leerzeichen durch Unterstriche zu ersetzen? – Doch, das tun sie!

MacOS (Apple)

Im MacOS-Betriebssystem ist eine solche Funktion bereits im „Finder“ enthalten. Um sie zu nutzen, sind zunächst die zu bearbeitenden Dateien zu markieren (1. durch Auswählen mit gedrückter linker Maustaste, 2. durch Klicken auf die erste zu markierende Datei, anschließendes Drücken und Gedrückthalten der Shift-Taste und Klicken auf die letzte zu markierende Datei oder 3. durch Drücken und Gedrückthalten der cmd/command-Taste und anschließendes Klicken auf jede einzelne der zu markierenden Dateien).

Sind alle zu bearbeitenden Dateien im „Finder“ markiert, klickt man mit der rechten Maustaste (alternativ mit der linken bei gedrückter ctrl/control-Taste) innerhalb der Markierung und wählt den Punkt „Umbenennen …“ aus. Im sich öffnenden Fenster „Finder-Objekte umbenennen:“ wählt man im Drop-Down-Menü oben links den Punkt „Text ersetzen“ aus. Im Feld „Suchen:“ gibt man ein Leerzeichen ein und im Feld „Ersetzen durch:“ einen Unterstrich (_).

Sobald man nun auf den Button „Umbenennen“ klickt, werden in den Dateinamen sämtlicher markierter Dateien die Leerzeichen durch Unterstriche (_) ersetzt.

Das war’s und das beA ist zufrieden!

 

Windows

Windows führt leider kein ähnliches Tool von Hause aus mit sich. Doch auch hier gibt es rasche Abhilfe: Die Entwickler von Microsoft haben eine Sammlung von nützlichen Hilfsprogrammen, die sog. Windows Power Toys, zur Verfügung gestellt. Diese können von interessierten Nutzer*innen durch Herunterladen und Ausführen der aktuellen stabilen Version nachinstalliert werden.

Nach der Installation steht mit „Power Rename“ ein Tool zur Umbenennung von Dateinamen zur Verfügung. Es kann im Auswahlmenü nach Rechtsklick auf eine beliebige Datei – oder eine Gruppe von Dateien – aktiviert werden:

Es öffnet sich ein Suchfenster mit diversen Optionen:

Setzen Sie hier im Feld „Suchen nach“ ein Leerzeichen ein und lassen Sie das Feld „Ersetzen durch“ entweder leer (dann wird das Leerzeichen gelöscht) oder fügen Sie z.B. einen Unterstrich (_) ein.

PowerRename zeigt Ihnen im unteren rechten Bereich eine Vorschau der Umbenennung an.

Mit einem Klick auf „Umbenennen“ schließen Sie die Aktion ab.

 

4 Comments

  1. Wer einen noch größeren Funktionsumfang bei der automatisierten Dateiumbenennung benötigt, dem sei der „DateiUmbenenner“ von Stefan Trost empfohlen, der für den nicht kommerziellen Gebrauch kostenfrei genutzt werden kann und für Windows, MacOS und Linux verfügbar ist: https://www.sttmedia.de/dateiumbenenner

    Bekannte Tools nur für Windows sind ansonsten etwa https://www.bulkrenameutility.co.ukhttps://www.den4b.com/products/renamer oder https://www.advancedrenamer.com.

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